Mitä on hyvä palkka- ja henkilöstöhallinto tilitoimistossa?
Meillä ei vain tallenneta palkka- ja työaikadataa palkkajärjestelmään ja lähetellä verkkopalkkalaskelmia. Palkkahallinto koostuu monista eri työvaiheista kuukauden aikana. Tässä hieman esittelyä siitä, mitä kaikkea meillä tehdään palkka-ajon jälkeen ja ennen seuraavaa laskentaa.
1) Edellisen kauden sulkeminen
- Kun palkka-ajo on valmis, tallennamme palkanlaskennan aineiston, tuntilistat ja mahdolliset lisäselvitykset palkkakirjanpidon tositemateriaaliksi.
- Tallennamme työntekijöitä koskevat hr-tiedot palkkajärjestelmään, uusista työntekijöistä työsopimukset ja muut sovitut asiat
- Muodostamme palkkalistan, tallennamme valmiit palkkalaskelmat ja tarkistamme kirjanpidon yhteenvedon
- Tarkistamme, että palkkalaskelmien lähetys palkansaajille on onnistunut (verkkopalkkalaskelmat, sähköpostilaskelmat)
- Palkkojen maksutiedot täsmäytämme palkkalistan yhteissaldoon ja kirjanpidon palkkavelkaan
- Arkistoimme asiakkaan hyväksynnän palkkamaksuille
- Tarkistamme palkkatietoilmoitusten lähetyksen Tulorekisteriin
- Tarkistamme työnantajan erillisilmoituksen luvut ja lähetämme ilmoituksen Tulorekisteriin
- Ay-maksut, ulosotot ja muut pidätykset tilitämme eteenpäin vastaanottajille
- Poikkeamat ja mahdolliset korjaukset kirjaamme muistiin tulevaan laskentaan
- Haemme sovittaessa Kela-korvaukset poissaoloista ja vastaamme tapaturmailmoitusten palkkaselvityksiin
- Lasketamme ja tarkistamme lomapalkkavarauksen kuukausittain
- Ylläpidämme sovittaessa pekkaslistaa ja muita raportteja
- Lasketamme keskituntiansiot ja tallennamme ne valmiiksi nejännesvuosittain
2) Kuukausittaiset täsmäytykset
- Täsmäytämme palkkajärjestelmän luvut tulorekisterin raportteihin
- Täsmäytämme palkkajärjestelmän luvut kirjanpitoon
- Tarkistamme erityisesti velka- ja läpikulkuerät, kuten ennakonpidätykset, työnantajan sairausvakuutusmaksun, ay-maksut ja ulosotot
3) Seuraavan kuukauden ennakointi
- Hyvä palkanlaskentapalvelu on seuraavan kuukauden valmistelua hyvissä ajoin yhdessä asiakkaidemme kanssa:
- Tarkistamme alkavat työsuhteet
- Tarkistamme päättyvät työsuhteet
- Tarkistamme määräaikaisuuksien päättymiset
- Tarkistamme koeaikojen päättymiset
- Tarkistamme tiedossa olevat palkkamuutokset, kertapalkkiot ja takautuvat korjaukset
- Tarkistamme tulevat poissaolot, perhevapaat, sairauspoissaolot ja töihinpaluut
- Tarkistamme vuosilomiin, lomakorvauksiin ja saldoihin vaikuttavat tapahtumat
- Varmistamme, että loppupalkkoihin tarvittavat tiedot on käytettävissämme
4) Aineistonhallinta ennen seuraavaa ajoa
- Silmäilemme laskentatiedot ennen palkka-ajoa, jotta ehdimme reagoimaan mahdollisiin puutoksiin ajoissa:
- Puuttuuko tunteja, lisiä, poissaoloja, lomatietoja tai päätöksiä?
- Onko työsopimus toimitettu aloittavasta työntekijästä? Onko siinä kaikki tarvittavat tiedot mukana?
5) Tilastot ja vuosityöt
- Vuoden vaihteessa laskemme ja tallennamme uudet verotusarvot luontoisetuihin
- Tiedotamme henkilöstöeduista ja niihin mahdollisesti kohdistuvista muutoksista
- Teemme tilastoja ja Tulorekisterin täsmäytyksiä
- Laadimme palkkavelat tilinpäätöspäivälle
- Tallennamme palkkakortit henkilöittäin
- Päivitämme aktiivisesti tulevien TES-korotusten taulukkoa työehtosopimuksittain
- Kouluttaudumme jatkuvasti alan vaatimusten mukaisesti
